El hecho de gestionar proyectos es una labor que cada humano lo viene desarrollando casi de manera constante y cotidiana, en un modo talvez no metódico pero un proyecto no solo es crear aplicaciones, emprender un negocio, iniciar una empresa, hacer realidad una idea grande o algo magnifico que querramos hacer; por lo tanto los proyectos venimos creándolo cada día de nuestra existencia pues un proyecto aunque no lo imagines es incluso ordenar tu habitación. En esta entrega mostraremos un trabajo de árdua investigación acerca de lo que es un proyecto, la manera en que se debe de realizarlo y también; las reglas, leyes y alguna que otra lista metódica de los pasos a seguir para documentar un proyecto, conoceremos ciertos software’s creados con la finalidad de ayudar en la labor de gestión de proyectos y en un trabajo final documentaremos el proyecto de la calculadora (escrito en la sección programación de este blog) a manera de aplicar todo lo aprendido, prepárate que este es solo nuestro inicio. Sé bienvenido a esta presentación y que todo este estudio te sea de ayuda a la hora de crear tu propio proyecto.

¿Qué es un proyecto?

En la web podremos encontrar infinidad de definiciones según cada autor, leamos algunos solamente de aquellos que nos dicen lo que es un proyecto:

• “Un proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.” (Wikipedia)
• “Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.”
• “Es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único”. (PMBOK)
• “Proyecto es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado”. (David I. Cleland y William R. King).
• “Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.”
• “Es…… materializar ideas para satisfacer necesidades”.

Interesantes definiciones, ¿verdad?, siempre dije que “la web es un mundo de ideas y que solo nos toca tomar la mejor”; pués todas estas definiciones son aplicables a diferentes tipos de proyectos, como ser de tipo: construcción, empresarial, comercial, etc, etc. Pero ahora: ¿cómo definir que es un proyecto desde el punto de vista informático?. En una definición personal (claro que respeto la suya) decimos que un proyecto no es más que una actividad organizada para hacer realidad una idea cualquiera fuera esta cuidando siempre en utilizar recursos adecuadamente.

¿Cómo hacer un proyecto?

En esta parte pondremos algunas sugerencias de como es que se debe de crear un proyecto, además debo decirte que no hay reglas a cumplir para que tu proyecto sea todo un éxito. El éxito de tu proyecto está en función del esfuerzo que le pongas y el tiempo que le dediques. Nunca hagas algo similar, siempre sé original pues ningún proyecto será igual o parecido a otro, “cada proyecto es un mundo diferente” (JOS).

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación. La realización de todas las actividades y tareas identificadas es, a la vez, requisito necesario y suficiente para lograr el resultado final que el proyecto persigue. Una de las primeras y más importantes misiones del jefe de proyecto es la identificación y descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar para llegar al resultado adecuado.

Lo primero es tener una idea fundamentada de que es lo que se quiere hacer; sin importar el como, el requisito único es que todos los miembros de la organización que participarán en el proyecto (ya sean diseñadores, programadores, sonidistas, artistas, etc) todos deben de captar el enfoque global de que es lo que se quiere hacer. Una idea consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto, la idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:

• Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevée que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto.
• Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
• Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.

Generalmente dentro de un proyecto podemos encontrar diferentes características:

• Los proyectos están asociados a esfuerzos de cambio.
• Proyecto = “proceso” para obtener un resultado.
• Los proyectos están compuestos de actividades.
• Involucran múltiples recursos.
• En general son únicos, no repetitivos.
• Involucran incertidumbre y riesgo
• Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre una meta fundamental.
• Interactúan con otras actividades de la empresa y el entorno.
• Son de diferentes tamaños -> diferentes enfoques y esfuerzos.
• Pueden representar un desafío tecnológico

Etapas de un Proyecto

Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Planeación de un proyecto (SLRT)

Según Rusell Ackoff, la esencia de la sabiduría es la preocupación por el futuro; pero no es, la misma preocupación que tiene el adivino por el futuro, pues él solamente intenta preverlo; el sabio intenta controlarlo.

La planificación consiste en diseñar un futuro deseable y seleccionar o crear formas de lograrlo, hasta donde sea posible. Por lo tanto, al planificar se construye la secuencia de tareas con la lógica necesaria, y la asignación de recursos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto en un tiempo óptimo (SRLT).

La disponibilidad de recursos, hace que la secuencia de tareas pueda variar en el tiempo; dependiendo de los recursos con que se dispongan. Por lo tanto, al momento de planificar, hay que considerar, las tareas y los recursos; con el mismo grado de importancia.

Métodos de planificación temporal de tareas

La planificación temporal de un proyecto de software, no difiere mucho de la de cualquier otro esfuerzo de desarrollo multitarea. Además, se pueden utilizar las técnicas y herramientas generales de planificación temporal de proyectos para el desarrollo de software, con pequeñas modificaciones; entre ellas podemos citar a la técnica de Evaluación y Revisión de Programas, el método del Camino Crítico y al diagrama de Gantt.

La Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (Program Evaluation and Review Technique-PERT) y el método del Camino Crítico (Critical Path Method-CPM) son dos métodos de planificación temporal de proyectos que pueden aplicarse al desarrollo de proyectos informático. Ambas técnicas desarrollan una descripción de la red de tareas del proyecto, es decir, una representación gráfica o tabular de las tareas que deben realizarse desde el principio hasta el final del proyecto.

En el método PERT/CPM se coordinan todos los elementos de un proyecto en un plan maestro, mediante la creación de un modelo lógico, para lograr el mejor tiempo y con el mínimo costo. La red se define desarrollando una lista de todas las tareas asociadas con el proyecto específico, y una lista de secuenciamietos, que indica en qué orden deben realizarse las tareas.

Se estiman luego los tiempos correspondientes; y para ello se debe:

1.- establecer con la aplicación de modelos estadísticos las estimaciones de tiempo mas probables para cada una de las tareas;

2.- luego se calculan los límites de tiempo que definen una amplitud temporal para cada tarea (teniendo en cuenta los recursos disponibles), y por último;

3.-se halla el camino crítico, o sea el conjunto de actividades, que determina la duración total del proyecto y que sus atrasos o adelantos originarán atrasos o adelantos de iguales unidades de tiempo en la duración total del proyecto.

Una vez establecido el camino crítico, se lo utiliza para: considerar alternativas, elaborar la lógica del plan y precisar las estimaciones de tiempo de las actividades críticas, así como la influencia de limitaciones y las posibles soluciones de situaciones conflictivas

Fuente: Plan Estratégico Informático

Otra herramienta de diseño es el Diagrama de Gantt; ésta es una representación gráfica cronológica, de las etapas componentes de un proyecto. Este gráfico se sustenta en una estructura de barras horizontales, en las cuales la longitud es directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecución. El objetivo de este gráfico es el de planear un proyecto y verificar el cumplimiento.

A los efectos de su confección, se requiere determinar.

a) Las tareas a desarrollar
b) La relación o dependencia entre las tareas
c) El tiempo Planeado para la ejecución de cada tarea

Método para la planificación de Recursos

La planificación de recursos pretende determinar qué recursos serán necesarios, cuándo, cómo y dónde se obtendrán los que no están disponibles y en qué forma serán generados o adquiridos.

Se debe tener en cuenta cinco tipos de recursos:

1. Los insumos (materiales, piezas, energía y servicios);
2. Las instalaciones y equipo (inversiones de capital);
3. El personal;
4. La información;
5. El dinero.

La herramienta principal para la planificación de recursos es el presupuesto; y éste se compone de la asignación de responsabilidades para generar y utilizar el dinero y del calendario para hacerlo.

Planificación Financiera

Vimos que un proyecto involucra tareas y recursos; por lo tanto, en la planificación son tan importantes las tareas como los recursos disponibles. Al momento de asignar los recursos, debe tener en cuenta algunas consideraciones como: la simultaneidad de tareas para un mismo recurso, la importancia de cada tarea, si es una actividad crítica o no. Lo importante es que una vez que fueron identificados los recursos para cada tarea, se deben realizar los siguientes análisis:

• De Costo;
• De Beneficio;
• De Riesgo;
• De Sensibilidad.

Es importante considerar que la utilidad de los modelos financieros, aumenta cuando se los computariza. Esto facilitará una exploración financiera rápida, y de una gran cantidad de medios alternativos y/o supuestos sobre el ambiente. A través de los análisis de riesgo y sensibilidad. dichas exploraciones alcanzarán un gran valor en el proceso de planificación

Entre tantas condiciones comerciales, en la que se puede estimar la sensibilidad, podemos citar:

• La tasa de interés bancaria;
• El costo del dinero accionario;
• El índice de inflación.

Consideraciones en un Plan Estratégico Informático

Bien, nuevamente concentrando nuestra atención en los proyectos informáticos. Tenemos que en el proceso de planeamiento, de un sistema de información, se debe determinar:

• La situación actual
• La situación deseada
• Las distintas alternativas

También se deben considerar, los recursos necesarios específicos de la Tecnología de la Información:

• Físicos
  • Sistema Central (Microprocesador, Memoria principal)
  • Periféricos (Unidades de entrada, Unidades de salida; Unidades de entrada/salida)
  • Comunicaciones (Modem, Repetidores, Hub)
• lógicos
  • Estructuras de almacenamiento (Base de datos relacional, orientada a objetos)
  • Monitores de comunicaciones
  • Lenguajes ( Pascal, Cobol, C++, SQL)
  • Métodos de desarrollo ( Ciclo de Vida, Prototipo, Espiral)
  • Control de seguridad y calidad
• humanos
  • Selección
  • Formación
  • Incentivos

Conclusión:

El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.

Pueden existir algunas limitaciones al planear un proyecto ya sean internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.

En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.

Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:

1. Tener un principio y un fin
2. Tener un calendario definido de ejecución
3. Plantearse de una sola vez
4. Constar de una sucesión de actividades o de fases
5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad
6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades

Existen ciertos software’s que nos ayudan a crear y gestionar un proyecto, en entradas posteriores hablaremos acerca de ellos que por el momento al considerar un tanto extensa este trabajo lo dejamos para la siguiente presentación. Lo que hoy aprendimos es muy importante, recuerda no olvidarlo.

Bibliografía y fuentes consultadas

Técnicas de revisión y evaluación de programas
Diagrama de Gantt
Etapas de un proyecto
Identificación de actividades
Proyecto (Biblioteca Wikipedia)
Proyecto Informático una Metodología Simplificada Autor Périssé, Marcelo Claudio
Administración de Proyectos y Operaciones Universidad Nacional de Cuyo (Argentina)
Análisis y Diseño de Sistemas Instituto Tecnológico de La Paz (Bolivia)